Как контролировать жизнь и мерить результаты

Как я веду учет задач, когда у меня руководство тремя разными проектами (+ скрины из жизни)


Я перестал вести блог. Во многом из-за того, что просто не включал написание поста в свой календарь: у меня там даже прием еды добавлен. Я на планировании немного помешан, что, как мне кажется, помогает мне заниматься несколькими проектами одновременно

В посте я расскажу (1) чем я занимась, что мне нужно много планировать, (2) покажу свой календарь и ежедневник, (3) дам ссылку на собственный шаблон для вашего планирования.

А вдруг и людям будет полезно узнать о моих наработках. Ну хотя посмотреть на изнанку моего мира интересно

Что у меня вообще происходит, что мне нужно так много планировать?

1. Я учусь в лучшей бизнес-школе страны, где иногда высокие требования по учебе (частые дедлайны).
2. В апреле моя команда провела первую в Университете конференцию TEDxSPbU по лицензии TED с 12 крутыми спикерами.
3. Мы организовали новый формат в Кейс-клубе ВШМ, которым я руковожу (делаем мероприятия, полезные для карьеры студентов)
4. Иногда я все-таки занимаюсь благотворительностью в GSOM Charity. Мы ездим по детским домам, сопровождаем детей в Питере, занимаемся репетиторством. Я еще запустил программу по преподаванию в школах (раскрутим осенью). Ну и на конференции на эту тему недавно выступал.
5. Я много встречаюсь с людьми. Если у меня обычный день, то в день 2-5 встреч (пересечься со знакомыми не считается). В основном, это все по проектам и университетским активностям, что позволило мне обрести множество контактов на всех уровнях.
6. Я много сплю.
7. У меня есть обычная жизнь вне работы (маленькая).

Окей. Жаль, что ничего из этого не приносит деньги, но я верю, что скоро смогу свои ресурсы монетизировать. Так чем я пользуюсь?

1. Календарь "в облаке" для планирования дня
2. Таблица в Google Drive для измерения эффективности, ведения дневника и привычек (ссылка)
3. Листы бумаги для приведения среднесрочного и долгосрочного хаоса в порядок

Начнем с обычного календаря. У меня там все дела и встречи, раскрашенные по категориям. Помогает освободить мозг: без календаря даже не вспомню дату или что завтра будет.

Секрет в том, что нужно заносить ВСЕ, тогда можно увидеть, на что уходит время. Часть задач закреплена на определенное время, но часть "висит": их я могу потом "перетащить" постфактум. Если задачу не успел – переношу на следующий день: так ничего не забывается в трудные моменты.

Взял скриншот последней недели, довольно лайтовой после завершения TEDx:

Дальше венец моего планирования – огромная таблица, где все красиво раскрашено и можно отслеживать свою продуктивность, важные моменты жизни, внедрять привычки. Еще она ограничена 9 неделями – спринтами, как в agile. И делает жизнь счастливее...

Вот в этом видео TED Гарвардский профессор рассказыват о "секретах" счастья. Там есть два интересных пункта: (1) ведение дневника и (2) незапланированные хорошие дела. Так как вести регулярный дневник у меня нет сил, то я очень кратко записываю два важных момента: (1) в чем достижение дня (главное событие, лучший момент) и (2) кому я благодарен сегодня. Так я могу определить в ретроспективе, что для меня важно и что происходило в определенные моменты жизни. А также вспомнить и записать добрые моменты.

В таблице 6 элементов:
1. Постановка целей на 9 недель, сравнение с результатом и рефлексия по этому поводу
2. Три главные задачи дня
3. Почасовая эффективность (4 категории занятий) + агрегированный график
4. Дневник (достижение дня + благодарность дня)
5. Контроль за 5 привычками, которые хочешь внедрить
6. Уровень счастья за день + итоговый график

Сверху 3 поставленные и достигнутые цели. Очень важно написать их и видеть каждый день, чтобы не сбиваться с курса. А еще важно объяснить для себя, зачем эти цели выполнять, какой будет результат. В конце 9-недельного спринта пишутся выученные уроки.

В течение дня я отмечаю, как прошел каждый час (вспомнить помогает календарь). Для себя выделил 4 категории времени:
- сон- работа (учеба, полезная деятельность)- потрачено (прокрастинация, бесполезные занятия)- отдых, друзья, хобби (все, что доставляет удовольствие и заряжает энергией)
Справа таблица сама суммирует время сна и работы, чтобы я понимал свое состояние. На картинке старые данные, когда у меня каникулы были, поэтому столько сна и так мало работы

Дневник с двумя столбцами, позволяющий видеть хорошее в каждом дне. И запоминать это. Так как мы часто забываем дни по отдельности

Пишут, что нужен 21 день для закрепления привычки. Я выделил 5 и по каждой отмечал, делаю ли я это. На графике первая попытка, которая не сработала. Только одну удалось внедрить. На будущее оставил только три

Помните разноцветные клетки с продуктивностью каждого часа? Все клетки "работа" суммируются по часам. В итоге я вижу свои лучшие часы для работы за 9 недель

В конце дня я отмечаю, как в целом прошел день, как я себя чувствую: отлично, нормально, плохо. Это такой барометр моего состояния, позволяющий видеть белые и черные полосы в жизни

Для вас я сделал пустую таблицу. Можно взять себе (Залогиниться на Google. "Файл" – "Создать копию") или просто посмотреть целиком.
ССЫЛКА НА ГУГЛ ТАБЛИЦУ

Календарь и Таблица предназанчены для подневного планирования и среднесрочного контроля. А вот думать про будущее я предпочитаю на чистом листе бумаги. Четких промежутков нет, обычно это моменты наибольшего напряжения, когда система выходит из стабильного состояния. Значит, нужно переосмыслить жизнь, понять приоритеты и направления работы, оценить прогресс.

Я рисую на листе 5-6 основных группы задач. Обычно это текущие проекты + 2-3 личных блока. Затем спускаюсь на уровень ниже и расписываю основных задачи по каждому блоку.

Затем делаю график Ганта, где на временной ленте отмечаю эти блоки. Шаг графика - неделя, или месяц, или даже год.

Мне тут подарили VIP-блокнот сотрудников ВШМ, теперь листы бумаги транформировались с блокнот.

Вот, например, разворот про май (пост писался 1 мая). Что у меня в блоках:
– Учеба
– Курсовая (отдельно, так как это исследование для меня не имеет отношения к учебе)
– TEDxSPbU (последние задачи)
– Блог
– Стажировка (ищу работу на лето)
– Летняя школа + Путешествие (очень хочу съездить в Европу или США летом, надо поискать варианты)
– Новая для меня категория "F+F" (Friends + Family = Друзья + Семья), а то из-за проектов совсем стал забывать

Справа пишу события, которые нельзя пропустить и к которым нужно готовиться (иногда). Позаимстовал технику у уважаемого в ВШМ преподавателя. Позволяет видеть количество дней до каких-то событий

Потратил два часа на написание (о, ужас). Надеюсь, было интересно и полезно. Некоторые знакомые интересовались, как я веду дела - буду скидывать ссылку на этот пост.

Если есть какие вопросы, комментарии и советы – пишите ниже.

Как вы планируете свою жизнь?

Подписаться на новые посты по почте